Newsletter mit Brevo einrichten lassen: Anmeldung, Double-Opt-In und automatische E-Mails für WordPress

Warum ein Newsletter für Ihre Website sinnvoll ist

Viele Besucher einer Unternehmenswebsite fragen beim ersten Besuch nicht an. Sie vergleichen, sind noch nicht so weit oder haben gerade keinen Bedarf. Ohne Newsletter ist der Kontakt danach meist verloren. Mit einem Newsletter bleiben Sie mit Menschen verbunden, die sich ausdrücklich für Ihr Thema interessieren. Am Ende soll Ihr Newsletter von selbst neue Abonnenten begrüßen, regelmäßig gelesen werden und Leser zur Anfrage führen.

• Eigener Verteiler: Anders als Follower auf Social Media gehört Ihre Newsletter-Liste nicht einer Plattform. Sie können sie exportieren und bei einem Anbieterwechsel mitnehmen.
• Direkter Kanal: Ihre Nachricht landet im Postfach, nicht in einem Feed, der von einem Algorithmus sortiert wird.
• Passend zum Blog: Neue Fachartikel erreichen Leser, die sie sonst nicht gefunden hätten.

Newsletter mit Brevo: was wir einrichten

Ob Sie neu starten oder von einem anderen Newsletter-Tool zu Brevo wechseln: Diese Bausteine richten wir für Sie ein.

• Anmeldeformular: passend zu Ihrem Design, an sinnvollen Stellen auf der Website, etwa am Ende von Blogartikeln oder im Footer.
• Double-Opt-In: Neue Abonnenten bestätigen ihre Anmeldung per Link in einer E-Mail. Das schützt vor fremden Anmeldungen und dient als Nachweis der Einwilligung.
• Absender mit eigener Domain: Wir authentifizieren Ihre Absenderdomain nach Brevos Vorgaben und prüfen die vorhandenen E-Mail-DNS-Einträge. Das verbessert die Zustellbarkeit. Ob eine Nachricht im Posteingang ankommt, hängt zusätzlich von Reputation, Inhalt und Empfängersystem ab.
• Vorlage im Firmendesign: ein Newsletter-Layout mit Logo, Farben und gut sichtbarem Abmeldelink.
• Listen und Gruppen: Abonnenten nach Interessen sortieren, damit jeder passende Inhalte bekommt.
• Datenschutz: Einwilligungstext am Formular und ein Abschnitt für die Datenschutzerklärung als Vorlage. Wir setzen beides nach aktuellem Stand sorgfältig um. Eine rechtliche Prüfung ersetzt das nicht: Wir empfehlen, Texte und Einstellungen vor dem Start von einer Rechtsanwältin oder einem Rechtsanwalt prüfen zu lassen.

Wir richten den Versandweg vom Anmeldeformular bis zum testbereiten Newsletter ein: Kontaktliste und benötigte Felder, bestätigte Anmeldung, Absenderdomain, Vorlage und automatische Begrüßung. Anmeldung, Bestätigung, Testversand und Abmeldung prüfen wir gemeinsam. Weitere E-Mail-Strecken und laufende Betreuung werden im Angebot gesondert festgelegt.

Newsletter erstellen: so ist ein guter Newsletter aufgebaut

Ein klar aufgebauter Newsletter lässt sich in wenigen Sekunden erfassen, auch auf dem Smartphone. Diese Bausteine haben sich bewährt:

1. Kopfbereich: Logo und Name, damit der Absender sofort erkennbar ist.
2. Hauptthema: ein Beitrag mit Überschrift, kurzem Text und einem klaren Button.
3. Weitere Kurzmeldungen: zwei bis drei Anrisse mit Link zur Website.
4. Kontaktweg: ein Hinweis, wie Leser Sie erreichen.
5. Fußbereich: Impressum oder Link darauf, Abmeldelink und Datenschutzhinweis.

Wenn Sie einen Newsletter erstellen, sparen Sie mit einer festen Newsletter-Vorlage viel Zeit: Jede neue Newsletter-Ausgabe entsteht aus derselben Grundstruktur. Die Vorlage bestimmt das Newsletter-Design, sodass jede Ausgabe wiedererkennbar ist, wenn Sie einen neuen Newsletter erstellen. Die Newsletter-Vorlage ist responsiv, passt sich also an Smartphone und PC an. Bilder werden komprimiert, damit die Mail schnell lädt, und wichtige Aussagen stehen im Text, nicht nur im Bild.

Double-Opt-In einrichten: Anmeldung, Bestätigung und Nachweis

Kurz gesagt: Beim Double-Opt-In bestätigt jeder neue Abonnent seine Anmeldung über einen Link in einer E-Mail. Erst danach landet er in der Liste. Das Double-Opt-In-Verfahren verhindert, dass jemand fremde Adressen einträgt, und dient als Nachweis der Einwilligung.

1. Anmeldung: Der Besucher trägt seine E-Mail-Adresse ins Anmeldeformular ein und stimmt dem Einwilligungstext zu.
2. Bestätigungsmail: Brevo schickt automatisch eine E-Mail mit Bestätigungslink. Diese Mail enthält keine Werbung.
3. Bestätigung: Erst mit dem Klick wird der Kontakt als Abonnent gespeichert.
4. Nachweis: Brevo speichert Zeitpunkt und Herkunft der Anmeldung, damit Sie die Einwilligung später belegen können.

Wir richten das Double-Opt-In in Brevo ein, passen Bestätigungsmail und Dankeseite an Ihr Design an und testen den Ablauf von der Anmeldung bis zur Abmeldung.

Betreffzeile und Vorschautext: so wird der Newsletter geöffnet

Die Betreffzeile entscheidet, ob ein Newsletter gelesen wird. Sie sollte konkret sagen, was drinsteht, und neugierig machen, ohne zu übertreiben.

• Konkret statt allgemein: „3 Wege, Ihre Website schneller zu machen“ statt „Neuigkeiten aus dem Oktober“.
• Kurz: Auf dem Smartphone werden nur die ersten Wörter angezeigt, das Wichtigste gehört nach vorn.
• Vorschautext nutzen: Der kurze Text neben oder unter dem Betreff ergänzt ihn, statt ihn zu wiederholen.
• Keine Reizwörter: Übertriebene Versprechen, viele Ausrufezeichen und Großbuchstaben wirken unseriös und können Spamfilter auslösen.
• Absendername: Ein vertrauter Name, etwa Firma oder Ansprechpartner, erhöht die Chance, dass die Mail geöffnet wird.

Brevo mit WordPress verbinden: so funktioniert es

Kurz gesagt: Brevo wird über das offizielle WordPress-Plugin oder über ein eingebettetes Brevo-Formular mit der Website verbunden. Die Anmeldungen landen direkt in Ihrer Kontaktliste bei Brevo.

1. Brevo-Konto anlegen und die Absenderdomain hinzufügen.
2. DNS-Einträge setzen: Brevo nennt die Einträge für die Domain-Authentifizierung, die beim Domain-Anbieter eingetragen werden.
3. Kontaktliste anlegen und die Felder festlegen, die abgefragt werden, meist nur die E-Mail-Adresse und optional der Vorname.
4. Anmeldeformular erstellen mit Einwilligungstext und aktiviertem Double-Opt-In.
5. Formular auf der WordPress-Website einbinden, per Plugin oder als eingebetteter Code.
6. Testen: Anmeldung, Bestätigungsmail, Eintrag in der Liste und Abmeldung einmal selbst durchspielen.

Auf Wunsch können auch die Formularmails Ihrer WordPress-Website über Brevo verschickt werden, etwa die Nachrichten aus dem Kontaktformular. Ob das sinnvoll ist oder ein anderer Maildienst besser passt, klären wir im Projekt.

Bestehende Kontakte in Brevo importieren: was erlaubt ist

Kurz gesagt: Bestehende Kontakte übernehmen wir, wenn eine nachweisbare Einwilligung vorliegt. Für Bestandskunden kann unter engen Voraussetzungen eine gesetzliche Ausnahme gelten; das muss im Einzelfall geprüft werden. Ein Kundenverzeichnis allein ist keine Einwilligung.

• Mit dokumentierter Einwilligung: etwa aus einem früheren Newsletter-Tool mit Double-Opt-In. Diese Kontakte lassen sich per Datei in Brevo übernehmen, am besten mit Datum und Quelle der Anmeldung.
• Bestandskunden: Für ähnliche eigene Produkte oder Leistungen gibt es nach § 7 Absatz 3 UWG eine Ausnahme mit mehreren Bedingungen, unter anderem einem Widerspruchshinweis. Ob sie greift, sollte im Einzelfall geprüft werden.
• Ohne Einwilligung: Adressen aus Visitenkarten, Rechnungen oder gekauften Listen gehören nicht in den Newsletter-Verteiler.

Sie nutzen bereits ein anderes Newsletter-Tool? Beim Wechsel zu Brevo prüfen wir, welche Listen, Felder, Vorlagen und dokumentierten Einwilligungen übernommen werden können, sofern das bisherige Tool sie exportieren kann. Danach testen wir die neue Anmeldung und den Versand, bevor Sie das bisherige Tool abschalten.

Newsletter und DSGVO: die wichtigsten Regeln

Kurz gesagt: Werbe-E-Mails brauchen in Deutschland grundsätzlich eine vorherige ausdrückliche Einwilligung. Das Double-Opt-In-Verfahren hat sich als Nachweis dafür etabliert.

• Einwilligung: Nach § 7 des Gesetzes gegen den unlauteren Wettbewerb ist E-Mail-Werbung ohne ausdrückliche Einwilligung grundsätzlich unzulässig. Für eigene Bestandskunden gibt es eine Ausnahme mit engen Voraussetzungen.
• Keine gekauften Adressen: Nur Menschen anschreiben, die sich selbst angemeldet haben.
• Abmeldung jederzeit: Jeder Newsletter braucht einen gut sichtbaren Abmeldelink. Die Newsletter-Abmeldung muss so einfach sein wie die Anmeldung, ein Klick auf den Abmeldelink genügt, ohne Login oder Begründung.
• Öffnungs- und Klickmessung: Brevo kann messen, ob Mails geöffnet und Links angeklickt werden. Das sollte von der Einwilligung umfasst sein und in der Datenschutzerklärung stehen.
• Auftragsverarbeitung: Mit Brevo wird ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung geschlossen.

Diese Punkte sind eine Übersicht, keine Rechtsberatung. Einwilligungstext und Datenschutzerklärung sollten vor dem Start von einer Rechtsanwältin oder einem Rechtsanwalt geprüft werden.

Newsletter-Zustellbarkeit: warum Mails im Spam landen

Kurz gesagt: Häufige Ursachen sind eine nicht authentifizierte Absenderdomain, alte oder gekaufte Adresslisten und Inhalte, die wie Werbung ohne Bezug wirken. Große Postfachanbieter wie Gmail und Yahoo verlangen seit 2024 von Absendern großer Mengen eine authentifizierte Domain und eine einfache Abmeldung.

Newsletter und Transaktionsmails: der Unterschied

Ein Newsletter ist Werbung oder Information an viele Empfänger und braucht eine Einwilligung. Transaktionsmails sind Einzelnachrichten, die durch eine Handlung ausgelöst werden, etwa eine Bestätigung nach dem Kontaktformular.

Brevo kann beides versenden. Für die Formularmails einer WordPress-Website kommt aber auch ein anderer geeigneter Maildienst infrage.

Brevo, Mailchimp oder CleverReach: Newsletter-Tools im Vergleich

Die Tools unterscheiden sich vor allem beim Sitz des Anbieters und beim Tarifmodell. Welches passt, hängt von Listengröße, Versandhäufigkeit und Datenschutzanforderungen ab.

Tarife und Funktionen ändern sich regelmäßig, die aktuellen Bedingungen nennen die Anbieter selbst. Wir richten Brevo ein und auf Wunsch auch andere aktuelle, führende Newsletter-Tools wie Mailchimp oder CleverReach. Welches am besten zu Ihnen passt, klären wir im Erstgespräch.

Häufige Fehler beim Newsletter-Start

Die meisten Probleme entstehen nicht beim Versand, sondern vorher, bei Liste, Einwilligung und Technik.

Was Sie nach der Einrichtung in der Hand haben

Am Ende steht ein startklarer Newsletter mit Brevo, den Sie selbst bedienen können, und eine Übersicht darüber, was wie eingerichtet ist.

• Ihr eigenes Brevo-Konto: auf Ihren Namen, mit vollem Zugriff auf Kontakte und Einstellungen.
• Authentifizierte Absenderdomain: mit den gesetzten DNS-Einträgen dokumentiert.
• Anmeldeformular auf der Website: mit Double-Opt-In, getestet von der Anmeldung bis zur Abmeldung.
• Newsletter-Vorlage im Firmendesign: zum Kopieren für jede neue Ausgabe.
• Begrüßungsstrecke: fertig eingerichtet und aktiv.
• Einweisung: wie Sie einen Brevo-Newsletter erstellen, versenden und auswerten.

Passende Leistungen

• Inhalte für den Newsletter: Datengetriebene Blog-Erstellung
• Mehr Anmeldungen und Anfragen: Homepage als Kundengenerator
• Automatische Abläufe zwischen Website und E-Mail: Telegram-Bots und n8n
• Geschäfts-E-Mail mit eigener Domain: Proton Mail mit eigener Domain

Alle Website-Leistungen finden Sie unter Websites.